Seznam načrtovanja seminarjev

Seminar je morda najpogostejši dogodek, ki ga bodo načrtovalci organizirali. In večina seminarjev je načrtovana bodisi kot poldnevni ali celodnevni. Za tiste, ki jih zanima oblikovanje kontrolnega seznama za načrtovanje seminarja, naslednje ponuja visoko strukturo načrtovanja in izvedbe seminarja.

In za tiste, ki načrtujete večdnevno ali večsejansko konferenco, razmislite o podobnem pristopu. Vendar bo vaš seznam za načrtovanje seminarjev daljši.

01 Potrdite namen dogodka

Preden izvedete raziskavo o izbiri prizorišča, se prepričajte, da ste seznanjeni z osnovnimi cilji dogodka:

  • Kdo je občinstvo?
  • Kaj je tema seminarja?
  • Kje naj se nahaja?
  • Zakaj se bodo ljudje udeležili?
  • Kakšen je dnevni red seminarja?

02 Preglejte Vodnik za specifikacije dogodkov Apex

Svet za industrijo konvencij je vzpostavil vrsto orodij, ki jih je treba obravnavati kot odličen vir najboljših praks, ki bodo načrtovalcu dogodkov ali srečanj pomagali spremljati podrobnosti načrtovanja dogodkov. Z brezplačnimi orodji za prenos bo vsem načrtovalcem dogodkov pomagal sestaviti seznam ustreznih podrobnosti. To vključuje, vendar ni omejeno na:

  • Profil dogodka (datum, čas, lokacija, stiki itd.)
  • Kontaktni podatki organizatorja dogodka / gostitelja
  • Kontaktni podatki dobavitelja
  • Profil udeležencev
  • Potreben prostor
  • Hrano in pijačo
  • Zahteve A / V
  • Namestitev funkcije / sobe

03 Ustvari profil dogodka

Ko ima načrtovalec nekaj osnovnih vprašanj o priloženi prireditvi, je čas, da raziščete možna prizorišča srečanja. Pomembno je tesno sodelovati z organizatorjem dogodka / gostiteljem, da določite vrsto prizorišča in kje bo seminar morda najbolj primeren tako za organizatorja kot gosta (seznam idej je lahko neskončen):

  • Lokalni hotel
  • Lokalni konferenčni objekt
  • Prostor za zasebne restavracije
  • Zasebni klubski muzej / umetniška galerija

04 Orisi potrebe po seminarju in predloge za prizorišče.

Večina prizorišč z veseljem poda oceno za morebitni seminar. Gostinski ali prodajni kontakt potrebuje naslednje podatke BEO:

  • Možni datumi dogodka
  • Število udeležencev
  • Slog nastavitve prostora (učilnica, oblika u itd.)
  • Čas dogodka (račun za nastavitev / porušitev)
  • Zahteve glede hrane in pijače
  • A / V potrebe (vključno z zasloni, mikrofoni itd.)
  • Namestitev sobe

Namig: Najemite A / V tehnika, ki bo namenjen vašemu dogodku iz hotela.

05 Potrdi in / ali pripravi dnevni red

Za načrtovalca dogodkov je zelo pomembno, da tesno sodeluje z organizatorjem / gostiteljem dogodka, saj se bo program dogodkov pogosto spreminjal od začetnega pogovora do dejanskega dneva dogodka. Načrtovalec dogodkov mora biti pripravljen prilagoditi načrt in tesno sodelovati z prizoriščem, da bo vse potekalo nemoteno.

06 Potrdi BEO sporazum

Ko načrtovalec pozna ciljno število udeležencev in logistične zahteve za seminar, mora zagotoviti prostor za prireditve in z njim povezane zahteve. Večina sporazumov naj bi načrtovalcu omogočila, da zmanjša / poveča potrebe po hrani in pijači do določenega števila dni pred prireditvijo. Vendar pa bodo številni sporazumi omejili, koliko bodo skupinam omogočili zmanjšanje količin, zato dobro ocenite.

07 Ustvarite komunikacije in gradiva za dogodke

To je postavka, s katero se lahko ukvarjajo nekateri načrtovalci, drugi pa ne. V bistvu bodo nekateri načrtovalci srečanj odgovorni za vsako od naslednjega:

  • Ustvarjanje vabil na dogodek
  • Tiskanje dnevnega reda in drugega gradiva
  • Zagotavljanje daril / nagrad udeležencev
  • Izdelava imenskih značk
  • Oznake in prikazovalniki dogodkov

08 Sodeloval je tesno z gostiteljem dogodka, da bi dokončal logistiko

Pred dogodkom je nekaj pomembnih korakov, ki jih načrtovalec srečanj izvede pred dogodkom. To vključuje potrditev naslednjega:

  • Govorniki dogodkov
  • Zahteve A / V dogodka
  • Število udeležencev dogodka
  • Vloge in odgovornosti gostitelja
  • Potrebe po materialih za dogodke (preverite večkrat)

09 Priprava dogodkov

Bodite prepričani, da pustite čas v BEO urniku za nastavitev dogodka, priporočljivo pa je, da pridete približno dve uri pred dogodkom.

Namig: Če je seminar predviden zjutraj, prosite kontaktno mesto na prodajnem mestu in dovolite skupini, da se ustanovi že noč prej (vendar na javnem mestu ne puščajte ničesar dragocenega).

Za dogodek morajo biti pripravljena vsa gradiva, razpredelnice, oznake, prikazovalniki, darila, registracijske tabele, imeni in drugo.

Opozorilo: Govorniki včasih spremenijo diapozitive noč prej in pripravijo nove predstavitve, ki jih je treba dodati 10 točk pred dogodkom.

10 Izvedba dogodka

Po pripravi je čas za seminar. Pričakujte naslednje:

  • Nekateri udeleženci bodo vedno prišli zgodaj.
  • Nekateri udeleženci bodo vedno prišli pozno.
  • Pogosto je nekaj tehničnih napak.

Poglej si posnetek: Janez Nared: Povezovanje prostorskega in razvojnega načrtovanja na regionalni ravni v Sloveniji (December 2019).

Loading...