Izdajanje računov za mala podjetja: kako napisati eno in obravnavati neplačane račune

Mnoga podjetja si prizadevajo za takojšnje zbiranje plačil od kupcev in te pomanjkanje denarja ima lahko resne posledice. Skrivnost hitrejšega zbiranja plačil je v računu: hitro pošiljanje računov, ki jih je enostavno plačati in je dosledno pri spremljanju, so ključnega pomena za hitrejše zbiranje računov.

V tem priročniku vas bomo naučili, kako napisati račun in odkriti vse najboljše prakse za izdajanje računov, vključno s tem, kako uporabiti programsko opremo za izdajanje računov za večji del samodejnega dela. FreshBooks, ki je sponzor tega članka, je zlahka najboljša rešitev na SMB trgu. Svojo nagrajeno programsko opremo lahko preizkusite brezplačno, tako da kliknete spodnjo povezavo:

Račun predstavlja zahtevo za plačilo blaga in storitev, ki so jih stranke že prejele. Ustvarite račun in ga pošljete vaši stranki kmalu po tem, ko ste izpolnili konec pogodbe.

Spodaj je vzorec računa, ki smo ga ustvarili v FreshBooks za naše izmišljeno podjetje, Paul's Plumbing. Račun mora vključevati vsaj kontaktne podatke o vašem podjetju (npr. Naslov, telefonsko številko), kontaktne podatke vaše stranke in podrobnosti o izdelku / storitvi, ki ste jo kupili, kot so količina in stroški skupaj z datumom zapadlosti. Kasneje v tem članku vas bomo popeljali skozi korake za ustvarjanje računa v FreshBooks.

Izvajati morate postopek, ki se začne s prodajo in se konča s pobiranjem plačil od vaših strank. V nasprotnem primeru se boste znašli z velikim ravnotežjem terjatev (denar, ki ga vaše stranke dolgujejo), vendar z majhnim prilivom denarja.

Tukaj je pet korakov za upravljanje računov in hitrejše plačevanje:

Korak 1 - Ustvarite račun v pravočasnem načinu

Račun ustvarite v 1-2 delovnih dneh po tem, ko ste zagotovili storitve ali izdelke poslali vaši stranki. Dlje ko boste čakali na pošiljanje računa, dlje boste morali čakati na plačilo. Namig: če od stranke zahtevate depozit, preden začnete z delom, račun zmanjšajte s plačilom, ki ste ga prejeli vnaprej. Račun lahko ustvarite tudi tako, da zahtevate vnaprejšnje nakazilo ali zadržanje.

2. korak - Elektronski računi (Ne pošiljajte računov po e-pošti!)

Kot sem omenil v 1. koraku, hitreje bo vaša stranka prejela račun, prej boste plačani. Ne zapravljajte časa za pošiljanje računov po pošti; namesto tega samo pošljite račun vaši stranki. Računovodska programska oprema, kot je FreshBook, vam omogoča, da vidite, ali je bil račun odprt, tako da vam ni treba skrbeti, če je bil račun izgubljen.

3. korak - Dovolite strankam plačevanje računov na spletu

Z današnjo tehnologijo lahko plačamo za nič v nekaj sekundah samo s pritiskom na pametni telefon ali pametno uro. Zakaj ne bi bilo tako enostavno za vaše stranke? S programsko opremo za izdajanje računov, kot je Freshbooks, lahko strankam ponudite možnost plačila s kreditno kartico (ali debetno kartico Visa); prihranite si čas od pisanja in pošiljanja čekov ter vam prihranijo težave pri čakanju na ček, nato pa se odpravite v banko, da položite depozit.

Korak 4 - Pošiljanje rednih opomnikov

Večina računovodske programske opreme, kot je FreshBooks, vam bo omogočila pošiljanje avtomatskih opomnikov strankam, skupaj s kopijo odprtega računa. Ne glede na to, ali uporabljate FreshBooks ali Gmailov koledar, vam priporočam, da ustvarite naslednje 3 vrste opomnikov:

  1. 1-2 dni pred iztekom računa. To je proaktivni pristop, s katerim opozorite stranko, da se približuje rok zapadlosti plačila.
  2. 1-2 dni po datumu zapadlosti računa. To je prijazen opomnik vaši stranki, da je rok zapadel in da je plačilo zapadlo.
  3. 7 dni po datumu zapadlosti. Če niste prejeli plačila 1 teden po datumu zapadlosti, je čas, da naročite klic. Glede na to, koliko preteklih računov imate, nameravate vsaj eno uro vsak teden rezervirati za nadaljnje klice. Medtem ko niso zabavne, morate ohraniti odprte komunikacijske linije med vami in vašo stranko, da boste lahko plačani; ko se bo vaša stranka začela izogibati, se bo verjetnost, da boste plačani, zmanjšala.

Korak 5 - Preglejte svoje A / R staranje in spremljanje

Na a tedensko Na podlagi tega morate pregledati poročilo o staranju terjatev in sestaviti seznam strank, ki jih morate poklicati, da zahtevajo plačilo. Spodaj je vzorec poročila o staranju računov, ki smo ga opravili za namišljeno podjetje, Paul's Plumbing.

Zgornje poročilo prikazuje vse zapadle račune od 3. novembra 2017. V nadaljevanju je podana kratka razlaga vsakega stolpca.

1–30 dni: Računi v tej skupini so od 1 do 30 dni po datumu zapadlosti. Ko račun doseže 7 dni zamude, morate klicati tedensko, če želite spremljati plačilo.

31-60 dni: Računi v tej skupini so 31-60 dni po datumu zapadlosti. Vsi ti računi morajo biti na vašem tedenskem seznamu klicev. Ko račun doseže oznako 60 dni, morate močno upoštevati, da ne sprejmete nobenih dodatnih naročil od stranke ali preklicati kreditnih pravic in jih položiti na C.O.D. (samo dostava v gotovini), dokler njihov račun ni v celoti plačan.

61-90 dni: Računi v tej skupini so 61-90 dni po datumu zapadlosti. Do sedaj, če vaša stranka ni vzpostavila plačilnega načrta z vami ali določila datuma, ko bo plačilo izvedeno v celoti, morate verjetno narediti naslednji korak in poiskati pravne ukrepe.

Več kot 90 dni: Vse račune, ki presegajo 90 dni, je treba poslati agenciji za zbiranje. Več kot verjetno računi, ki so stari več kot 90 dni, bodo morali biti odpisani kot slabi dolgovi. Blagovne novice so, da so stroški slabega dolga davčno priznani, yay!

Poleg vzpostavitve rednih klicev in pošiljanja pisem v zvezi z zapadlimi računi, lahko začnete dodajati obresti poleg zapadlega neporavnanega zneska. FreshBooks vam omogoča, da samodejno uveljavljate pozne stroške za zapadle račune.

Dodajanje zamudnih provizij / provizij vam bo omogočilo, da vaša stranka ve, kako resni ste glede plačila in da jih lahko motivira, da pošljejo ta ček. Ko prejmete plačilo, lahko vedno „opustite“ pristojbine.

Večina malih podjetij ustvarja račune z uporabo računovodske programske opreme, kot je FreshBook, program za urejanje besedil, kot je Microsoft Word, ali program za preglednice, kot je Microsoft Excel.

Vir: Microsoft

Ustvarjanje računov v Wordu

Če nimate dostopa do Excelovih ali Googlovih listov in ustvarjate le nekaj računov vsak mesec (5 ali manj), je Microsoft Word verjetno najbolj ekonomična rešitev za vas.

Če želite uporabiti predlogo Microsoftovega računa, preprosto odprite Word in kliknite »Nov dokument«. To vas bo pripeljalo do spletne baze podatkov, kjer lahko izbirate med več sto različnimi predlogami.

Tukaj je nekaj prednosti in slabosti ustvarjanja računov z Wordom:

Prednosti

  • Dostop do več kot 200 predlog v Microsoftovi knjižnici, tako da vam ni treba začeti iz nič.
  • Prilagodljivost za prilagoditev katere koli predloge iz barve in oblikovanja za dodajanje logotipa podjetja, da ustreza vaši blagovni znamki.

Slabosti

  • To je zelo priročen in mučen proces, ki bo zahteval veliko časa.
  • Za razliko od Excela ne morete ustvariti formul za izračun popustov ali prometnega davka; te izračune boste morali opraviti ročno, kar poveča verjetnost napake.

Vir: Fitsmallbusiness

Ustvarjanje računov v Excelu

Excel je še ena priljubljena možnost za podjetja, ki imajo le peščico strank in se želijo naučiti, kako napisati račun. Postopek je podoben besedi Word, razen običajno najdete predloge, ki bodo samodejno izračunale vsote.

Predloga našega računa na primer bo na primer samodejno dodala popuste, davke in delne vsote za izračun zneska računa.

Tukaj je nekaj prednosti in slabosti pri ustvarjanju računov z Excelom:

Prednosti

  • Ustvarite lahko formule za izračun popustov, delnih vsot in prometnega davka.
  • Podobno kot Word imate dostop do več kot 200 predlog v Microsoftovi knjižnici, tako da vam ni treba začeti iz nič.

Slabosti

  • To je ročni postopek, ki bo zagotovo zahteval, da vložite nekaj časa za vzpostavitev.
  • Morate imeti dobro razumevanje, kako ustvariti formule v Excelu; v nasprotnem primeru bodo vaši izračuni napačni.

Vir: FreshBooks

Ustvarjanje računov s programsko opremo za računovodstvo

Ko pošljete več računov na mesec, program za računovodske programe, kot je FreshBooks, pogosto postane najboljša rešitev. Za ustvarjanje računov je lažje in hitreje. Ampak morda še pomembneje, funkcije, kot so spletna plačila in samodejni opomniki vam pomagajo, da dejansko dobite hitrejše plačilo.

Če želite brezplačno preizkusiti Freshbooks, lahko sledite tej povezavi ali pa sledite navodilom po korakih v naslednjem razdelku.

Prednosti

  • Popolnoma prilagodljiv; samo dodajte logotip podjetja, barvno shemo in pisavo po vaši izbiri.
  • Samodejno izračuna vsote računov za vas; vključno z veljavnimi popusti in prometnim davkom; ni potreben ročni izračun.
  • Sprejmite spletna plačila od strank.
  • Izvedite poročilo o staranju s / r v FreshBooks, da vidite, kateri računi so zapadli ali zapadli.
  • Ko ste poslani preko FreshBooks, lahko spremljate, kdaj je račun pregledan in / ali plačan s strani vaše stranke.
  • Ko stranke prejmejo račun ali zapadejo v plačilo, lahko ustvarite samodejne opomnike za stranke.
  • FreshBooks lahko samodejno pošilja račune strankam, ki jih morate fakturirati tedensko, mesečno ali četrtletno.
  • Račun lahko ustvarite tako, da od stranke zahtevate vnaprejšnje nakazilo (ali plačilo), preden začnete z delom.
  • Nastavite ponavljajoča se plačila za tiste stranke, ki običajno plačajo enak znesek na tedenskem, mesečnem ali četrtletnem plačilnem razporedu.

Slabosti

  • FreshBooks je na voljo le z dvema predlogama v primerjavi s 200 predlogami, ki jih lahko izberete z Microsoft Excelom in Wordom.
  • Kot večina računovodske programske opreme boste morali za uporabo FreshBooks plačati mesečno naročnino. Vendar pa za razliko od Microsoft Excel in Word, lahko naredite veliko več z FreshBooks kot samo ustvarjanje računov. V FreshBooks lahko upravljate vse svoje prihodke in odhodke ter ustvarite ključne računovodske izkaze, kot je izkaz poslovnega izida.

Ker je programska oprema za izdajanje računov pogosto najboljša rešitev za mala podjetja, ki želijo napisati račun, bomo naslednjič poskušali v enega od najboljših programov - FreshBooks - da vam pokaže, kako deluje. Če želite slediti svojemu računu, se prijavite tukaj za brezplačno 30-dnevno preskušanje svežih knjig.

Preden lahko ustvarite račune v FreshBooks, morate najprej vnesti osnovne informacije o svojem podjetju. To dobesedno traja vse 3 minute in potem ste pripravljeni iti!

Korak 1 - Vnesite osnovne podatke o podjetju

V spodnjem posnetku zaslona smo vnesli ime lastnika podjetja, ime podjetja, popoln naslov in ali je podjetje korporacija / LLC. Ko izpolnite ta polja, kliknite gumb »Shrani in nadaljuj«.

Korak 2 - Izberite svojo industrijo.

Na naslednjem zaslonu izberite panogo, v katero spada vaše podjetje.

To je to! Pripravljeni smo za ustvarjanje računov.

Sledite spodnjim korakom, da ustvarite račun v FreshBooks:

1. korak - Prilagodite predlog računa

Preden ustvarimo račun, želimo izbrati predlogo in jo prilagoditi, kot je prikazano na spodnjem posnetku zaslona.

  1. Izberite predlogo: FreshBooks ima dve predlogi, med katerimi lahko izbirate; Enostavno ali moderno. Kliknite puščico, kot je navedeno zgoraj, da preklapljate med njimi in izberete želeno predlogo.
  2. Dodajte svoj logotip: Prenesite logotip podjetja, če ga imate. Če nimate logotipa, si oglejte naš članek o najboljši programski opremi za oblikovanje logotipa.
  3. Izberite barvo teme: Izberite barvno shemo za predloge računov.
  4. Izberite pisavo: Kliknite spustni meni, da izberete nekaj možnosti pisave.
  5. Shrani: Ko ste izbrali, jih shranite.

2. korak - kliknite »Ustvari novo« in nato »Račun«

Iz Nadzorna plošča, kliknite na »Ustvari novoIn izberite Račun kot je prikazano na spodnji sliki.

3. korak - Izpolnite polja računa

Spodaj je vzorec predloge računa, ki se bo prikazal skupaj s kratko razlago vsakega polja, ki ga morate izpolniti.

  1. Vaše kontaktne informacije: Te informacije bodo samodejno zapolnjene iz osnovnih informacij o podjetju, ki ste jih vnesli, ko ste nastavili FreshBooks. To bomo obravnavali kasneje v tem članku. Nasvet: Pomembno je, da ima stranka to informacijo na dosegu roke, tako da lahko prekine vaš ček in / ali vam hitro pokliče, če imajo vprašanje glede računa.
  2. Obračunano: Kontaktne informacije vaših strank so na tem področju. Če stranke še niste nastavili v FreshBooks, lahko vnesete podatke o stranki neposredno na tem področju. Nasvet: Če želite račune pošiljati prek navadne pošte, v ta razdelek vključite ime kontaktne osebe; še posebej, če gre za veliko podjetje.
  3. Datum izdaje: To polje se samodejno dopolni z datumom ustvarjanja računa. Vendar pa lahko spremenite datum, če je to potrebno.
  4. Številka računa: Številka računa je edinstvena številka, ki jo bo FreshBook ustvaril; te številke ne boste mogli spremeniti.
  5. Dolgovani znesek: FreshBooks bo samodejno izračunal skupni znesek računa, ko vnesete izdelke / storitve v razdelek Opis.
  6. Opis: V tem polju vnesite podroben opis storitve / izdelkov, ki jih zaračunavate.
  7. Oceniti: Vnesite stopnjo obračunavanja za storitev / izdelek, ki ga zaračunavate na tem področju.
  8. Količina: V tem polju vnesite količino naših ur za storitve, ki jih zaračunavate.
  9. Skupno število vrstic: FreshBooks bo pomnožil količino in količino, ki jo izračuna, in izračunala to polje za vas.
  10. Popust: Če želite uporabiti popust na računu, vnesite odstotek popusta na tem področju in FreshBooks bo izračunal popust za vas.
  11. Davek: Če morate uporabiti prometni davek, vnesite stopnjo prometnega davka na tem področju in FreshBooks bo samodejno izračunal prometni davek za vas.
  12. Dolgovani znesek: FreshBooks bo skupaj dodal vsoto, polja popustov in davka na promet, odštel vsa plačila (ali vloge) za izračun skupnega dolgovanega zneska.
  13. Opombe: Lahko vnesete osebno noto svojim strankam ali prijateljsko opozorilo, da lahko svoja plačila izvedejo na spletu, kot smo to storili v tem primeru.
  14. Pogoji: Prosto vključite prijazen opomnik svojim strankam, da plačajo svoje račune do datuma zapadlosti. Nasvet: To bi bilo tudi odličen kraj za opozarjanje strank, da bodo zamudne provizije / kazni ocenjene, če se račun ne plača pravočasno.

Kot smo razpravljali, morate račune poslati po e-pošti; čim prej stranka prejme račun, prej boste plačani.

Za pošiljanje računov po e-pošti v programu FreshBooks sledite spodnjim korakom.

1. korak - Kliknite na račun

Če račun ni odprt, se pomaknite na nadzorno ploščo in kliknite račun, da ga prikažete na zaslonu. Kliknite gumb »Pošlji«, kot je prikazano na spodnji sliki.

2. korak - izpolnite podrobnosti e-pošte in pošlji

Na naslednjem zaslonu morate navesti nekaj dodatnih informacij. Spodaj je posnetek polj skupaj s kratko razlago vsakega.

  1. Email naslov: Vnesite e-poštni naslov, kateremu želite poslati račun. Če želite, lahko vnesete več e-poštnih naslovov.
  2. Zadeva: To polje ustvari FreshBooks in ga ni mogoče spremeniti.
  3. E-pošta: FreshBooks generira del e-poštnega sporočila, ki ga vidite tukaj; lahko pa vtipkate tudi osebno sporočilo, kot smo to storili tukaj z »Cenimo vaše podjetje!«.
  4. Ustvarite povezavo: Poleg pošiljanja računa po e-pošti lahko ustvarite tudi povezavo do računa tako, da kliknete »ustvarite povezavo«.
  5. Pošlji račun: Ko končate, kliknite ta gumb, da pošljete e-pošto vaši stranki.

Kot smo razpravljali že prej, je pomembno, da svojim strankam ponudite možnost, da plačajo svoje račune na spletu. To jim bo prihranilo čas, ker lahko to storijo hitreje kot vam pošljejo ček.

Sledite spodnjim korakom, da vklopite funkcijo spletnih plačil v svežih knjigah.

1. korak - Kliknite na račun

Če račun ni odprt, se pomaknite na nadzorno ploščo in kliknite račun, da ga prikažete na zaslonu. Na desni strani računa boste videli seznam nastavitev. Kliknite na "Sprejmite kreditne kartice", Kot je prikazano na spodnji sliki.

Korak 2 - Preglejte in sprejmite pogoje in pristojbine za kreditne kartice

Na naslednjem zaslonu boste videli seznam kreditnih kartic, ki jih lahko sprejmete skupaj s pristojbino, ki se zaračuna za vsako transakcijo. Kliknite »Sprejmite kreditne karticeGumb za potrditev pogojev in aktiviranje spletnih plačil za vaše stranke.

3. korak - Preverite, ali je spletna plačila aktivna

Zdaj, ko vaše stranke prejmejo račune, bodo videli naslednje »Plačaj zdajGumb na vrhu računa. Vse, kar morate storiti, je, da sledite navodilom na zaslonu za plačilo svojih računov v samo nekaj minutah!

Nasvet: Ko stranka plača račun, bo v FreshBooks izvedeno naslednje:

  • Račun bo označen kot plačan in vaše A / R stanje bo samodejno zmanjšati.
  • Prejeli boste e-poštno obvestilo, da je bil račun plačan.
  • Plačilo mora doseči vaš bančni račun v 2-3 delovnih dneh.

Lahko pošljete do tri opomnike z zamudami pri plačilu in lahko tudi uporabljate zakasnelo plačilo s FreshBooks. Vendar pa se morate naročiti na FreshBooks Pro za dostop do te funkcije. Za nastavitev preprosto prikažete račun, kliknete na Nastavitve, ki se nahaja na desni strani računa, in izberite Pošlji opomnike. Prikaže se naslednje okno:

Izberite število dni (pred ali po), za katere želite, da opomnik odide do vaše stranke. Glede na našo razpravo o opomnikih v tem, kako nastaviti odsek od konca do konca, predlagam, da nastavite naslednje 3 opomnike:

  1. 2 dni pred datumom zapadlosti
  2. 2 dni po datumu zapadlosti
  3. 7 dni po datumu zapadlosti

Zaženite poročilo o staranju računov

Kot smo razpravljali, je najboljši način za upravljanje neplačanih računov pregled poročila o staranju po A / R vsaj enkrat na teden.

Sledite spodnjim korakom, da zaženete poročilo o staranju računov (A / R Aging) v svežih knjigah:

1. korak - Poiščite napredna poročila.

Na nadzorni plošči se pomaknite navzdol do razdelka Napredno poročilo in kliknite »Staranje računov»Gumb, kot je prikazano na spodnji sliki.

Korak 2 - Pregled poročila o staranju računov.

Spodaj je posnetek poročila o staranju računov (ali A / R Aging poročilo), ki smo ga vodili za naše vzorčno podjetje, Paul's Plumbing.

Od 3. novembra 2017 sta dve stranki, ki imata neporavnane račune, ki so zapadli v plačilo od 1 do 30 dni. To poročilo lahko natisnete, ga izvozite v Excel ali ga pošljete vsem po e-pošti.

Da bi povzeli, ste zdaj bolje razumeli, katere informacije mora vsebovati vaš račun, kako izvajati postopek, ki se začne z izdajanjem računov za vašo prodajo / storitve, in se konča s pravočasno zbiranjem plačil od strank, kar bo izboljšalo vaš denarni tok.

Priporočamo vam, da uporabite računovodsko programsko opremo, kot je FreshBook, saj vam lahko pomaga, da svojim strankam ne samo pošiljate računov profesionalnega videza, temveč vam prihrani čas, tako da se lahko vrnete na tisto, kar vam je najbolj všeč, da povečate svoje poslovanje!

Poglej si posnetek: ProGRAM - ACCOUNTING BOX Poslovanje: Enostaven vnos računov (Februar 2020).

Loading...